Existem alguns dispositivos legais relativos à gestão dos acervos acadêmicos dos cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu das IES pertencentes ao sistema federal de ensino, dentre eles o Decreto nº 9.235, de 2017, e a Portaria nº 22 do MEC, também de 2017.
Essa última portaria foi revogada pela Portaria nº 315, de 4 de abril de 2018, publicada na mesma ocasião em que a Portaria nº 330/18, que dispõe sobre a emissão de diplomas em formato digital.
A Portaria MEC 315/18 não foi revogada por nenhuma legislação até o momento, mas foi alterada por duas Portarias, a Portaria MEC nº 332, de 13 de março de 2020 e a Portaria MEC nº 360, de 18 de maio de 2022.
A primeira modifica o prazo que as IES teriam para converter documentos e informações que compõem o acervo acadêmico, independentemente da fase em que se encontrassem - ou de sua destinação final-, para o meio digital. De vinte e quatro o prazo estendeu-se para quarenta e oito meses.
Já a Portaria MEC 360/18 dispõe sobre a conversão do acervo acadêmico das IES pertencentes ao sistema federal de ensino para o meio digital e ainda veda a produção de novos documentos integrantes do acervo em suporte físico a partir de 1º de agosto de 2022.
Definição de acervo acadêmico e regras pertinentes
Considera-se acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos.
Esse acervo fica sob custódia das IES e suas mantenedoras, existindo prazos de guarda a serem obedecidos, destinações finais e observações neles previstos.
O dirigente da IES e o representante legal da mantenedora são pessoalmente responsáveis pela guarda e manutenção desse acervo, que deve ser mantido permanentemente organizado e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta, podendo ser averiguado a qualquer tempo pelos órgãos e agentes públicos, para fins de regulação, avaliação, supervisão e nas ações de monitoramento.
O representante legal da mantenedora responde, de acordo com a legislação civil e penal, pela guarda e manutenção do acervo acadêmico das instituições mantidas, inclusive nos casos de negligência ou de utilização fraudulenta.
Após o descredenciamento, ou após a conclusão do curso pelos estudantes ou sua transferência, a instituição e sua mantenedora, sempre por meio de seus representantes legais, terão o prazo de até seis meses para a emissão de todos os documentos acadêmicos e a entrega aos egressos.
Em qualquer caso, as informações sobre a localização do acervo e quanto à responsabilidade pela emissão de documentos deve ser sempre comunicada ao MEC.
Descredenciamento ou transferência de acervo
Toda instituição descredenciada ou em processo de descredenciamento, qualquer que seja a forma de encerramento de suas atividades, pode proceder à transferência de seu acervo acadêmico. Isso deve ser feito nos termos do Decreto nº 9.235/17 (art. 58, § 2º).
A IES que optar pela transferência de seu acervo deve indicar a sucessora para a guarda e a manutenção do acervo recebido.
A IES descredenciada ou em descredenciamento deve informar o prazo para proceder à transferência de seu acervo, bem como manter, em seu site, as informações necessárias e suficientes para os estudantes acerca da localização do acervo, dos responsáveis temporários pela sua guarda e emissão de documentos acadêmicos.
Importante ressaltar que a transferência do acervo acadêmico será realizada mediante termo de transferência e aceite por parte dos responsáveis legais, tanto da mantenedora da IES extinta ou em extinção quanto da IES receptora e de sua mantenedora, que passam a ser integralmente responsáveis pela totalidade e integridade dos documentos e registros acadêmicos recebidos.
Esse termo de transferência e aceite deve ser encaminhado à SERES.
O ato de descredenciamento, a pedido ou de ofício, deve indicar o nome do responsável pela emissão dos documentos acadêmicos.
Caso:
· não tenha havido a transferência do acervo, ou;
· não exista informação sobre a IES receptora, ou;
· a indicação não venha acompanhada do referido termo de transferência e aceite,
Um ato da SERES poderá determinar que o mantenedor da IES extinta ou em extinção se responsabilize pela emissão dos documentos por até um ano, prazo em que deverá ocorrer sua transferência definitiva.
Possibilidade de transferência para uma IFES
Existe uma possibilidade de transferência do acervo à uma Instituição Federal de Ensino Superior – IFES: essa hipótese deve ser verificada pela SERES, que analisará a justificativa e a documentação e decidirá, juntamente com a Secretaria de Educação Superior - SESu e a Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica – SETEC.
Caso essa transferência seja aceita, a SERES e a SESu (ou a SETEC, a depender da instituição receptora) editarão ato conjunto delegando a uma IFES a responsabilidade pela guarda, manutenção, emissão e registro de diplomas e demais documentos acadêmicos. Lembrando que os custos com a transferência do acervo acadêmico – hoje digital – devem ser arcados pela mantenedora da IES descredenciada ou em descredenciamento.
Acatada ou não a justificativa e autorizada a transferência à IFES, a SERES decidirá sobre a possibilidade de representação junto aos órgãos competentes contra os responsáveis legais da mantenedora da instituição descredenciada, por negligência ou utilização fraudulenta do acervo acadêmico, bem como para ressarcimento de eventuais custos incorridos pelo MEC para a transferência.
Meio digital
O art. 45 da Portaria MEC 315/18 foi um dos modificados pela Portaria MEC nº 332, de 13 de março de 2020 e sobre o qual já mencionamos acima. Ele prevê que,
´nos termos do art. 104 do Decreto nº 9.235, de 2017, os documentos e informações que compõem o acervo acadêmico, independente da fase em que se encontrem ou de sua destinação final, conforme Código e Tabela aprovados pela Portaria AN/MJ no 92, de 2011, deverão ser convertidos para o meio digital, no prazo de vinte e quatro meses, de modo que a conversão e preservação dos documentos obedeçam aos seguintes critérios: I - os métodos de digitalização devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais; e II - a IES deverá constituir comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico, conforme definido nesta Portaria, no Marco Legal da Educação Superior e, de maneira subsidiária, em suas normas institucionais.´
Documentos digitalizados ou nato-digitais
O acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos nato-digitais, deve ser controlado por sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos, que possua, minimamente, as seguintes características:
capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; e
utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.
Vencido o prazo de guarda do documento em suporte físico do acervo acadêmico, cuja destinação seja a eliminação, ele poderá ser substituído, a critério da instituição, por documento devidamente microfilmado ou digitalizado, observadas as demais disposições legais.
A manutenção de acervo acadêmico não condizente com os prazos de guarda, destinações finais e especificações definidas na Portaria poderá ser caracterizada como irregularidade administrativa, sem prejuízo dos efeitos da legislação civil e penal.
A conversão do acervo acadêmico para o meio digital
Desde 01º de agosto de 2022 a regra é a de que todos os documentos em suporte físico recebidos pelas IES devem ser convertidos para o meio digital. Esses documentos são desde aqueles recebidos para fins de matrícula até todos os demais ligados às atividades da vida acadêmica dos alunos. A partir da mesma data todos os documentos também deverão ser produzidos inteiramente no meio digital e os que até então foram recebidos em suporte físico deverão, obviamente, ser convertidos.
Sobre os prazos, a digitalização do acervo acadêmico físico deverá ser concluída nos termos da Portaria MEC 360/22.
Enfim, é responsabilidade das IES planejar a demanda de preservação do acervo acadêmico. Para as instituições que ainda não possuem política ou programa de gestão de documentos instituída, é importante fazê-lo, não só para obedecer às normativas relativas ao tema, mas agregar qualidade na documentação produzida e assegurar a conformidade com a LGPD.
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