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O que fazer com o arquivo físico das IES depois de digitalizado

O acervo acadêmico de uma instituição de ensino superior é a totalidade dos documentos produzidos e recebidos pela instituição para a realização de sua finalidade: ofertar educação superior. Sendo instituições públicas ou privadas pertencentes ao sistema federal de ensino, todos os documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos farão parte do acervo acadêmico.


As IES e suas mantenedoras possuem a custódia desse material e existem prazos de guarda a serem obedecidos, destinações finais e outras observações previstas na legislação.


O dirigente da IES e o representante legal da mantenedora são pessoalmente responsáveis pela guarda e manutenção desse compilado e uma das regras mais importantes é que ele deve ser mantido permanentemente organizado e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta para que possa, inclusive, ser averiguado a qualquer tempo pelos órgãos e agentes públicos. Lembremos, enfim, das atividades de regulação, avaliação, supervisão e das ações de monitoramento pelo Estado.


A legislação civil hoje prevê as responsabilidades civis e penais pela guarda inadequada ou não manutenção do acervo, inclusive nos casos de negligência ou de utilização fraudulenta. Quem responderá em juízo nestes casos será o representante legal instituição ou da mantenedora responde.


Mesmo depois do descredenciamento da IES ou após a conclusão do curso pelos estudantes (ou sua transferência) existe responsabilidade sobre a guarda e manutenção dos documentos e, em qualquer caso, as informações sobre a localização do acervo e quanto à responsabilidade pela emissão de documentos deve ser sempre comunicada ao MEC.


Leia para melhor entendimento e maiores detalhes:



Documentos digitalizados


Desde primeiro de agosto de 2022 existe a regra de que todos os documentos recebidos em meio físico pelas IES devem ser convertidos para o meio digital. Tratam-se desde aqueles documentos recebidos para fins de matrícula até todos os outros relacionados às atividades da vida acadêmica dos estudantes. A mesma normativa que determinou a conversão preceituou que todos os documentos vindouros passassem a ser produzidos já no meio digital. Da mesma maneira, aqueles que fossem recebidos em meio físicos já deveriam ser transformados em mídia digital.


Foram acertados prazos para a digitalização integral desse acervo físico, devendo ser observada a Portaria MEC 360/22.


É responsabilidade, de qualquer forma, de todas as instituições de ensino superior fazer o planejamento adequado em relação à preservação do acervo acadêmico. Realizar a política ou programa de gestão de documentos obedecendo as normativas relativas ao tema, sempre garantindo conformidade com a LGPD.


E, então, o que fazer com o arquivo físico das IES depois de digitalizado?


A Portaria MEC Nº 360, de 18 de maio de 2022, define algumas diretrizes importantes a respeito da conversão do acervo acadêmico para o meio digital. Como dissemos, a partir de 01º de agosto de 2022, as IES não devem mais produzir documentos novos que venham a integrar o acervo físico; somente arquivos digitais são permitidos. Se documentos fossem recebidos em suporte físico, a contar desta data, já deveriam ser convertidos para o meio digital.


A norma relativa ao tema também não fez nenhuma referência sobre ser necessário manter o arquivo físico após a criação da sua versão digitalizada.


O Ministério da Educação determinou que o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) das IES precisa anunciar o projeto de acervo acadêmico digital; e não físico. Assim, depois de constituir o acervo digital, cada IES pode se desfazer dos documentos impressos da forma que mais lhe aprouver, ou seja, quando e como achar adequado.


Determinadas IES entendem interessante manter um arquivo impresso dos alunos que ainda estão nos cursos e no momento que esses estudantes se formam descartam o material. É uma questão de gerenciamento. Em matéria de legalidade, não há motivos para manter um documento impresso se ele foi digitalizado e catalogado adequadamente.


Resumindo: não há nenhuma exigência do MEC para que as IES mantenham ou eliminem o acervo acadêmico físico. O que fazer com essa documentação será uma escolha da gestão da instituição.


E, por consequência, o MEC não poderá exigir nenhum documento físico quando for visitar a instituição para avaliar o acervo digital, já que a obrigação legal é que os documentos estejam digitalizados. A avaliação na visita será restrita ao arquivo digital, de acordo com o PDI.


Documentos que contenham valor histórico, obviamente, deverão ser digitalizados por segurança e mantidos sob a guarda da instituição, mas neste caso são documentos com uma natureza jurídica diversa.


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Como já mencionamos em outras oportunidades, um software de gestão do acervo acadêmico digital é imprescindível e deve não só atender às normas e legislações, como ajudar as IES a melhorar a experiência dos alunos e colaboradores, otimizar processos, elevar a efi­ciência dos trabalhos e reduzir custos. Além de oferecer recursos para a digitalização do acervo, esse sistema deve fomentar a automação dos processos, para que assim arquivos já nasçam digitais. Um novo fluxo de trabalho.


Fato que a gestão dos acervos digitais é realizada através de uma combinação de tecnologias e processos. Algumas das etapas incluem:


  • converter os materiais em formatos digitais padronizados para garantir a preservação a longo prazo;

  • adicionar metadados ou informações sobre o conteúdo para facilitar a organização e a pesquisa dos materiais;

  • armazenar os materiais em sistemas de armazenamento seguros, como servidores de nuvem ou storage de objetos;

  • realizar a preservação dos materiais, incluindo a migração para formatos mais recentes e fazer a realização de cópias de segurança;

  • permitir que os usuários acessem os materiais de forma fácil e segura através de uma interface de usuário amigável.


Caso a decisão seja pela manutenção do acervo acadêmico físico pós digitalização


Neste caso, é importante continuar a gerenciar e preservar o acervo físico original atendendo a algumas dicas:


  • armazenamento seguro: o acervo físico original deve ser armazenado em um local seguro, como uma biblioteca ou arquivo, garantindo que esteja protegido contra danos físicos, como umidade, luz e insetos.

  • preservação: a restauração dos materiais deve ser realizada, se necessária, para garantir a sua preservação a longo prazo.

  • acesso controlado: os usuários devem acessar esse acervo físico original de forma controlada, evitando danos desnecessários aos documentos.

  • documentação: a condição do acervo físico original deve ser documentada e atualizadas as informações regularmente.


A gestão de acervo digital acadêmico é uma atividade contínua que requer a monitoração e a atualização regular dos processos e tecnologias para garantir a preservação a longo prazo dos conteúdos e vai trazer uma série de benefícios para as IES, dentre eles a acessibilidade aos documentos, sua preservação e a facilidade no compartilhamento.


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