As assinaturas eletrônicas foram pensadas primeiramente para melhorar as interações com entes públicos nos atos e documentos de pessoas jurídicas. A intenção era permitir que as pessoas físicas e as empresas tivessem acesso a serviços públicos de maneira mais rápida e eficiente.
Tal qual uma assinatura tradicional, a eletrônica é um instrumento usado para confirmar que um titular aceita o conteúdo expresso em um documento disponível em formato eletrônico; ou seja, que existe validade na declaração feita de maneira eletrônica. Tecnicamente, a assinatura eletrônica corresponde a um código associado entre um emissor e um receptor, que certifica acesso ou desbloqueia as informações disponíveis online.
A origem das normas relacionadas à assinatura de documentos online deu-se com a MP nº 2.200-2/2001 e com a Lei da Desburocratização, de 2018. A MP nº 2.200-2/2001 instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.
E a Lei da Desburocratização - Lei nº 13.726/2018 - foi criada com o intuito de facilitar a relação dos cidadãos e das empresas junto aos órgãos da administração pública - União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios -, reduzindo a burocracia. O objetivo é simplificar os atos e procedimentos administrativos realizados perante os órgãos públicos, suprimindo formalidades ou exigências que tornavam as solicitações lentas e burocráticas.
Uma de suas regras é dispensar o reconhecimento de firma e a autenticação de documentos, atribuindo ao agente administrativo a responsabilidade de atestar a autenticidade do documento apresentado.
Depois, em 2020, foi publicada a lei da assinatura digital - Lei nº 14.603/2020 – que regulamenta o uso de assinaturas eletrônicas no país, ressaltando que ela é apenas um dos tipos de assinatura eletrônica que possuímos e que é por costume que utilizamos o termo (assinatura digital) para falar sobre todas as assinaturas eletrônicas.
Assinaturas eletrônicas simples, avançada e qualificada
A lei trouxe novas formas de assinatura eletrônica. A assinatura digital simples é a forma mais utilizada quando a operação é de baixo risco e que não envolve informações sigilosas. Ela é prática e muito usada em setores financeiro, jurídico e de recursos humanos, por exemplo, pois pode ser usada para assinatura de transações simples, notas fiscais, contratos de prestação de serviço, documentos de compra e venda e relatórios.
A assinatura digital avançada apresenta grau de complexidade maior e é aplicada a processos e transações com o poder público que exijam um nível de sigilo e segurança destacado.
A assinatura digital qualificada é mais sofisticada e, por conseguinte, também mais segura, pois quem assina faz uso do certificado digital validado pelo ICP-Brasil, que é o sistema nacional brasileiro de certificação digital.
A propósito, a assinatura eletrônica qualificada é obrigatória nas transações e documentos digitais realizados com o poder público e na emissão de notas fiscais eletrônicas, salvo naquelas cujos emitentes forem pessoas físicas ou Microempreendedores Individuais (MEI).
Além destas, a assinatura eletrônica qualificada é obrigatória nos atos de transferência e de registros de bens imóveis.
Certificado digital e autenticação digital
Também é preciso falar sobre certificado digital e autenticação digital. O primeiro conceito diz respeito à tecnologia que usa a criptografia de dados para garantir autenticidade, confidencialidade e integridade às informações que foram obtidas virtualmente.
A autenticação digital, por sua vez, é o processo que atesta a identificação correta do autor a partir de um documento expedido de modo eletrônico, podendo ser feita por senha, token ou identificação por voz, por exemplo.
Então: para um usuário poder assinar digitalmente, ele precisa obter o certificado digital e ser autenticado digitalmente. Desta forma os atos serão realizados de forma segura para ambas as parte do documento e, no caso do uso das plataformas de assinatura eletrônica, os documentos ainda ficam armazenados em nuvem.
A assinatura digital não possui validade quando o certificado digital de padrão ICP-Brasil está vencido ou foi revogado. Ela também pode não ser validada por falta de observância de outras regras da ICP-Brasil.
As instituições de ensino podem utilizar a assinatura eletrônica?
As instituições de ensino podem utilizar a assinatura eletrônica e a tecnologia promete facilitar sua rotina. A primeira vantagem de seu uso é ver-se livre do excesso de burocracia e papelada.
Registrar firma manualmente demanda tempo, além de exigir que o assinante esteja presente na instituição. Com a utilização do recurso, a assinatura de documentos pode ser feita a partir de qualquer ponto com acesso à Internet.
Uma das vantagens em se utilizar a tecnologia é no momento da matrícula de novos estudantes e na liberação de documentos afins. A cada semestre as instituições da rede privada recebem um grande número de estudantes, o que gera um número considerável de procedimentos burocráticos, dentre eles impressão de documentos, assinaturas de comprovantes de matrícula, confirmação de inscrição em disciplinas etc. Se todo o processo for feito de forma virtual, haverá uma grande economia de tempo e dinheiro.
Inclusive, vários atendimentos aos alunos podem e devem ser realizados de forma virtual, como o atendimento às solicitações frequentes no início do ano/semestre letivo, dentre elas o envio de histórico escolar e matrícula em disciplinas. São procedimentos que se perfazem por e-mail, com envio de documentos assinados eletronicamente.
Em se tratando de comprovante de matrícula, o processo de assinatura eletrônica pode ser simples. Por exemplo: o setor administrativo da instituição faz o upload de diversos comprovantes simultâneos na plataforma, adiciona os responsáveis que precisam assinar, menciona os campos que necessitam das firmas e clica em “enviar”. Os responsáveis recebem o e-mail solicitando as assinaturas e, logo acessem a plataforma e cliquem em “assinar”, os comprovantes de matrícula já são assinados. O processo é rápido e economiza tempo de gestores, colaboradores e alunos.
Quando tudo for assinado, os envolvidos recebem um e-mail avisando da conclusão do ato e os documentos são armazenados eletronicamente para que todos possam acessá-los de forma rápida e segura a qualquer momento.
Para a assinatura de documentos de pesquisas acadêmicas, pedidos de bolsa, contratos relativos à iniciação científica e contratos de pós-graduação também pode ser usada a assinatura eletrônica.
No caso dos pedidos de bolsas de estudo, todo o processo pode ser realizado e validado eletronicamente, desde a análise de declaração socioeconômica, passando pelo desempenho em avaliações para concursos até o próprio comprovante de bolsa.
Outra transação corriqueira nas instituições de ensino superior são as solicitações de transferência de disciplinas, que envolvem análise de vários formulários, ratificação/indeferimento de transferências, além da emissão de declarações a serem entregues aos alunos no prazo da lei, na secretaria da faculdade. Caso a tramitação destes processos ocorram virtualmente, do pedido até o deferimento/indeferimento pertinente direto no site da faculdade, tanto aluno quanto instituição se beneficiarão pela praticidade e maior rapidez. Tudo, claro, com a assinatura eletrônica do diretor responsável.
Outra hipótese de utilização da assinatura eletrônica pela instituição de ensino é na formalização do estágio do estudante. A burocracia nestes casos pode ser grande, contando com vários documentos como Termos de Compromisso de Estágio, relatórios de atividades, formulários de desligamentos, entre outros. E todos eles podem ser aprovados pelo uso da assinatura eletrônica.
Conclusão
Inúmeras empresas brasileiras já fazem uso da assinatura eletrônica e, desde a nova lei da assinatura digital, existe ainda mais segurança na hora de validar qualquer documento ou contrato.
Ela é uma boa alternativa que possui validade jurídica e, muito importante, traz economia para a instituição, reduzindo o consumo de papel, diminuindo o tempo em que os funcionários se dedicam à cada atividade específica, garante a tramitação integral da documentação pela área do aluno e diminui o volume de arquivos armazenados fisicamente na instituição.
Finalmente, de se lembrar que a tecnologia também é bem vinda em outras áreas da instituição, colaborando sobremaneira no manejo da documentação do setor de recursos humanos. É a tecnologia permitindo maior e melhor controle na gestão de documentos, com eficiência.
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