Em 2018, por meio da Portaria nº 330, de abril de 2018, o Ministério da Educação instituiu o diploma digital. A normativa, à época, estabeleceu o prazo de dois anos para sua implementação nas instituições de educação superior mantidas pela União, pela iniciativa privada e órgãos federais de educação, ou seja, por todas as instituições que compõem o Sistema Federal de Ensino e ao diploma digital deve ser aplicada a mesma legislação federal que regula a emissão e o registro do diploma tradicional.
Posteriormente, em 2020, foi criado um Grupo de Trabalho para discussão e formulação da implementação do novo diploma e, no mesmo ano, sua emissão já se tornou realidade para algumas Instituições que participaram do início da implementação. Finalmente, a Portaria nº 117/21, alterando uma outra Portaria publicada em 2019, a de de nº 554/19, amplia o prazo para a implementação do diploma digital e determina que as instituições de ensino superior se adequem até o dia 31 de dezembro de 2021.
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Fato que a partir de 01 de agosto de 2022, não apenas o diploma deverá ser digital. E as instituições de ensino superior devem se preparar desde já, pois, a partir desta data, não serão mais válidos documentos físicos emitidos pelas IES. A previsão consta da Portaria MEC nº 360, em vigor desde o dia 18 de maio, que dispõe sobre a conversão do acervo acadêmico para o meio digital.
O MEC já havia tentado implementar o Acervo Acadêmico Digital em outras oportunidades, sem sucesso, e, mesmo antes de qualquer regulação, várias instituições de ensino já operavam com o acervo digital. A diferença é que, a partir de agora, os documentos digitais passam a ser obrigatórios para as IES de todo o país.
Acervo acadêmico
O texto considera acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos, fazendo menção expressa ao art. 37 da Portaria MEC nº 315, de 4 de abril de 2018.
Esse acervo engloba qualquer documento que gere um rastro do aluno, não só os que se relacionam à parte pedagógica, mas também documentação relativa a FIES, por exemplo, ou atestados médicos apresentados pelo estudante. Isso da matrícula até o diploma, gerando uma verdadeira trilha do discente dentro da instituição.
Mudanças significativas
Não será mais permitida a produção de documentos físicos integrantes do acervo acadêmico a partir do dia 01 de agosto de 2022. Todas as Instituições de Ensino deverão já produzir os documentos acadêmicos inteiramente em ambiente digital a partir da data mencionada e os documentos que forem recebidos para fins de matrícula e demais atividades ligadas à vida acadêmica dos alunos deverão ser convertidos para o digital.
Os documentos pertencentes à subclasse 125.4, do Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior – Ifes, deverão ter preferência no processo de digitalização. São aqueles que se relacionam ao vínculo do estudante com a instituição, como a matrícula, o histórico escolar, emissão e registro de diplomas, bem como toda a documentação relacionada a cursos realizados.
Os procedimentos gerais para conversão e preservação dos documentos serão regulamentados em ato específico, o que quer dizer que o MEC ainda publicará uma normativa detalhando procedimentos específicos para conversão e preservação desse material.
Para a secretária de Regulação e Supervisão da Educação Superior (Seres) do MEC, Diana Azin, a medida tem o objetivo de facilitar o acesso para os estudantes e auxiliar o MEC no monitoramento das informações sobre o ensino superior.
“A digitalização do acervo acadêmico digital, além de ser obrigatória para todas as instituições de ensino superior, traz muitos benefícios para a entidade, além de impactar positivamente na vida de alunos e colaboradores que irão lidar diretamente com o sistema digital, com a possibilidade de acesso instantâneo às informações; eliminação do risco de extravio; aumento da proteção de documentação dos alunos, entre outros”.
Vale pontuar que, diferentemente de quem entende de que absolutamente toda a documentação passa a ser digital, há quem sustente que as IES não mais produzirão os documentos que compõe o Acervo Acadêmico no meio físico, só no digital, mas que, a pedido dos estudantes, ainda poderá fornecer documentos físicos, como, por exemplo, o histórico escolar parcial.
Aguardamos que o MEC publique a regulamentação pormenorizada.
Prazos para concluir a digitalização
A digitalização do acervo acadêmico físico deverá ser concluída em prazos específicos, contados da data de publicação da Portaria.
Em 12 meses: para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes matriculados em cursos superiores ofertados pelas IES;
Em 24 meses: para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes formados no período compreendido entre 1º de janeiro de 2016 e a data de publicação da Portaria; e
Em 36 meses: para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes formados no período compreendido entre 1º de janeiro de 2001 e 31 de dezembro de 2015.
Os documentos que não tiveram o prazo contemplado em uma das três hipóteses acima deverão ser digitalizados de acordo com a demanda da parte interessada.
Vantagens do Acervo Acadêmico Digital
A digitalização de documentos, em menor ou maior proporção, está presente em todo tipo de negócio e instituição atualmente. Não prejudica a validade e a aceitação dos documentos físicos já existentes, proporcionando-lhes uma vida útil muito mais longa.
Representam organização, economia de espaço, praticidade na busca, acesso da informação de praticamente qualquer lugar; significam sustentabilidade e segurança contra fatores físicos e naturais, o que se adquire com os processos adequados de backup e segurança.
Digitalizar reduz custos, inclusive com a diminuição no trânsito de pessoas para assinatura de documentos. O acompanhamento e a tramitação de processos, quando necessário, também ocorre com muito menos burocracia.
Neste momento, com a obrigatoriedade trazida pela Portaria, é uma excelente oportunidade de reestruturação de toda a base acadêmica dentro da abordagem de transformação digital pela qual as instituições de ensino vêm passando.
Gestão
A tarefa pode não ser tão simples. São muitos setores e muitas informações impressas o tempo todo. É interessante que a IES passe pelo processo de digitalização começando pelo setor de tecnologia da informação (TI), depois pela secretaria acadêmica, tudo isso devidamente assistida por gestores competentes pelo projeto de digitalização.
No caso, apenas a título de exemplo, as instituições de ensino deverão fazer uso de ferramentas para a gestão dos documentos digitais, como assinatura eletrônica, gerenciamento eletrônico de documentos e, claro, armazenamento em nuvem.
E a gestão de documentos digitais envolve, além da economia de espaço físico, agilidade na consulta de dados, responsabilidade social da instituição, segurança da informação, a proteção dos dados.
Ou seja, toda a gestão de digitalização envolve o conceito de privacidade e a proteção de dados desde a concepção e durante todo o ciclo de vida do projeto, sistema, serviço, produto ou processo; tudo conforme o Guia de Boas Práticas da LGPD.
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